PRESIDENT(プレジデント)

《24時間の最強の使い方》

大企業リーダーはコロナ禍でもっと時間上手に!

 

分刻みのスケジュールのもとで会議や来訪者との面談をこなし、

その合間を縫いながら自分自身の日常業務をこなしている社長や役員たち。

矢継ぎ早に入ってくる用件の優先順位を見極めながら、

先々のスケジュールを組み立てていくことは到底一人では行えません。

 

そこで力強いサポート役の秘書が登場します。

社長や役員という会社経営の重責を担う自分たちのボスが朝出社し、夕方退社するまで、

場合によっては付かず離れず一緒に行動し、時間マネジメントを陰で支えるキーパーソン

ボスの意向や習慣などを理解し、ボスに成り代わって先々のスケジューリングを行なっていきます。

 

今回のプレジデントでは秘書がボスの時間マネジメントをして見つけた

コロナ禍でさらに時間を有効活用する妙を迫っています。

 


朝時間:午前中に「重要案件」を集中、早朝にその準備を


 

 

今回の取材では、日本秘書教会が選出する『ベストセクレタリー』を受賞した中村由美さんが回答しています。

また、18社の大企業で働く秘書にもアンケートをとっています。

 

まず、秘書はどのような予定の組み方をしているのでしょうか。

回答によると、

大企業では70.3%が「年間→月間→週間→日々」の順でスケジュールを組んでいます。

 

中村さんはこう話します。

「大企業の場合、株主総会をはじめ役員会、部門会、担当会などほとんどのスケジュールは基本的に年間の予定が決まっています。それを基に月間、週間、日々と細かなスケジュールを組んでいきます」

 

一方、分刻みで動くボスにも、自身の日常業務などをこなすための時間的余裕が必要です。

そこで秘書は予定を入れない空白時間を設けるようにしていて、

これは大企業、一般企業ともに『朝・昼・夕』で共通です。

 

「通常、朝イチの時間は来客や会議などは基本的に入れないようにしていると思います。経営者であれば稟議書や重要書類を読む時間が必要で、朝イチはそうした急ぎの案件が机上に並べられている可能性が高く、それをチェックする時間として大事になります」

と中村さんは話します。

 

そして、昨今のコロナ禍の影響で、ボスたちも自宅でのテレワークが当たり前となりましたが

「テレワークの際には午前中に重要な打ち合わせを集中して入れるようにして、その資料読み、考えのまとめなどに必要な時間を早朝に割り当てるようにしています」(大企業・秘書歴3年の女性)

という回答もありました。

 

実は脳科学でも、集中すべき仕事や面倒な案件、重要な意思決定など負荷の重いものは、

脳が活発に働く午前中に行うのがベストとされています。

在宅のテレワークでは、家庭での生活と仕事との境目が曖昧になりやすいもの。

それだけに午前中の活用が重要になり、

朝イチの事前準備のためのフリータイムも大切になってくるのでしょう。

 


 

本誌では、スケジュールの立て方以外にも、メールやチャットのチェックの回数や

昼・夕の時間の使い方についても記載されています。

こちらからお読みいただけます。