PRESIDENT(プレジデント)

外資系スマート資料術から学ぶ、

〈脱・自己流〉資料作り24の絶品ルール！

 
◆この記事が掲載されている雑誌は、期間限定で丸ごと1冊読むことができます◆

 
資料づくりがなかなか先に進まず、時間だけがどんどん過ぎていく…
そんな経験は誰にでも一度はありますよね。
なぜそのようになってしまうのかというと、『自分の流儀』で取り組んでいるからだといいます。
 
PRESIDENTでは、資料作成の研修で人気を集めるRubato代表である松上純一郎氏による
ビジネスの質と効率を上げる企画書づくりについてピックアップします！
 

【Lesson 1】準備で「全体完成度」が決まる

・なぜ目的が不明確な資料が生まれるのか

 
情報がたくさん盛り込まれた分厚い資料。
しかし読んでみると「結局、誰に何をしてほしいんだろう？」と首をかしげることはありませんか？
そうした資料は、えてして目的が曖昧になっているという松上氏。
 
「最初は誰もが『この人にこう動いてほしい』という目的があって資料をつくり始めるわけです。しかしつくっているうちに、情報を分析したり、面白い切り口にこだわったりして、だんだん当初の目的からずれていってしまう。資料を読む側はそのプロセス抜きに見るので、『この資料は一体何だ？』と感じるんですよ」
 
目的を明確にするために松上氏が推奨するのは、以下の4つの工程です。

（１）伝える相手を決める

（２）期待する行動を決める

（３）自分の見られ方を分析する

（４）伝えることを決める

 
以下で、それぞれを簡単に説明します。
 

（１）伝える相手を決める

複数の人に認められる資料をつくろうとすると内容が散漫になりやすいので、一人を想定してつくること。
担当者に理解してもらうのも大事ですが、基本的には資料の内容に決裁権がある意思決定者をターゲットに定めるべき。

（２）期待する行動を決める

相手が資料に納得しても具体的な行動に移れないため、結果に結びつかないことがあります。
「なので、資料を読んだら相手がすぐに取り組める行動を考えておきましょう。また提案する行動がひとつだけだと、強制している印象を与えることがあるので、選択肢を複数挙げるのも有効です」
 

（３）自分の見られ方を分析する

次に、相手は自分をどう見ているのかを分析します。
もし積極性が評価されているならば、チャレンジングな提案を増やしてもいいし、
新人で強く期待されていないようであれば、踏み込んだ内容ではなくベーシックな課題分析を中心にしてもOK。
自分の持っている弱みと強み、そして相手との関係性で資料を変えていくのです。
 

（４）伝えることを決める

資料の核となる『伝えること』を最後に確定させます。
「あれこれ伝えたいことがあるかもしれませんが、資料に盛り込む内容をシンプルにまとめていって、150字以内に落とし込みましょう。話す時間にして約30秒。
枝葉はいろいろあるとしても、一番のポイントはここだということを自分の中でちゃんと固めておくと、『この資料はこの幹に対してこの位置関係にある』と全体像が深く理解できます。
また迷ったときに立ち戻って考えることができるので、その後の資料づくりでもぶれません」
 
目的の設定はいわば資料の土台となります。
それが固まったら、その上に美しい建築物を少しずつ建てるイメージで作っていきましょう！
 

 
今回はLesson1を記載しましたが、本誌ではLesson3まであり、
全部で24ものポイントがまとめられています！
資料づくりで困っている方や、これから仕事で資料作りがあるかもしれない…という方もこちらからご覧ください。