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コロナ禍を契機に導入が増えたチャットツール。
しかし、チャットを使う際のルールやマナーは知っているようで知らないもの。
PRESIDENTでは、ITに精通するジャーナリスト・三上 洋さんが、
知られざるチャットツールのマナーについて解説します。
効率を下げるマナーを持ち込まないことがマナー
コロナ禍をきっかけに、社内にチャットツールが導入された会社も多いと思います。
このチャットツールとメールは同じコミュニケーションを目的としたツールに見せますが、
その役割は明確に異なります。
メールは基本的に、外部の人や面識のない人と連絡を取るために使うのが主目的のツールです。
そのため、敬称や挨拶、文末の署名など、マナーを守ってやりとりする必要があります。
一方チャットツールは同じ会社や部署など、決まったメンバー同士の効率を上げるためのツールのため、
メールのようなマナーは必要ありません。
同じ組織のメンバーに対して気軽に連絡が取れるので、
同じ空間や時間を共有せずに意思疎通をする『非同期型コミュニケーション』を行うにあたっても、
非常に役立つものです。
「効率を高めるためにチャットツールがある」という前提を組織の全員が共有できていると、
生産性は上がります。
「効率を下げるマナーを持ち込まないことがマナー」と言えるかもしれません。
常識さえ守っていれば、気を使いすぎなくても大丈夫です。
ビジネスシーンでのチャットツールマナーQ＆A
Q.1 若い人はチャットや句読点や改行をあまり使わないというのは本当ですか？
A.1 本当です！若い世代の文章は、チャットツールに最適化されたものかもしれません。
「本当です。『インターネットといえばパソコン』と考えてきた世代と、物心ついたときからスマートフォンがあった若い世代ではチャットツールの捉え方に違いがあります。
パソコン世代の方はチャットツールを『文章を送るもの』と捉えており、文章としての句読点や改行をきっちり入れます。
一方、若い世代はチャットツールを会話に近いもの、つまり感情を伝えるためのツールとして捉えています。そのため、日常会話に句読点や改行が存在しないのと同様に、句読点や改行を省略しがちなのです。
年配の方は慣れないかもしれませんが、効率を重視するチャットツールにおいては、ニュアンスを重視する若い世代の文体は非常に相性がよいと言えます。一度教師役にして真似してみると、新しい発見があるかもしれませんよ」
Q.2 チャットの冒頭に「お疲れ様です」は必要でしょうか？
A.2 基本的に、挨拶は不要です！ビジネスを素早く進めるために省く意識を。
「コミュニケーションが目的となるLINEなどの個人間チャットツールとは違い、組織が導入するチャットツールは、何度も言っているように業務の効率化が目的です。ここで丁寧な挨拶を入れていると、業務とは関係ない文面を考えたり、タイピングする手間が増えたりして、かえって業務が阻害されてしまいます。
『業務を円滑に進めるためにチャットツールがある』という前提をメンバー全員が共有しておく必要があります。
ただし、普段やり取りをしない別部署の人や、なじみのない方などには、軽く挨拶があってもいいでしょう。この辺りのさじ加減はチャットツールに慣れていない年配の方には難しい部分もあるので、組織でルールを定めて共有するといった対応を取るのもいいと思います」
本誌では、三上さんが他にもチャットのマナー術について質問に答えています。
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